Metodyka 4TG

 Czym jest metodyka 4TG??

Definicje

* Raport periodyczny – raport powtarzalny generowany co dzień, co tydzień, co miesiąc… oraz w nieregularnych odstępach czasu (wygląd raportu jest jednakowy w dłuższym okresie czasu) – jest to obszar zastosowania metodyki (takich raportów w firmie powinno być dziewięćdziesiąt kilka %)
* Raport sporadyczny – raport tworzony na żądanie (najczęściej są to potrzeby wynikłe z nieprzewidzianej sytuacji w firmie lub jej otoczeniu).– nie jest to elementem metodyki 4TG (w firmie kilka %)

Do realizacji raportów periodycznych konieczne jest wykorzystywanie automatycznie działających modeli, które z jednej strony są szybsze w działaniu, a z drugiej strony bezpieczniejsze od pracy w porównaniu do pracy ad hoc (czy modeli jednodniowych). Automatycznie działające modele powinny być określonej jakości (to znaczy posiadać pożądane cechy, które tworzą jakość, (zob. cechy jakościowe modeli). Jakość należy realizować za pomocą właściwych metod. I tu pojawia się metodyka 4TG, która dostarcza sposobów, zasad, metod do budowy takich właśnie modeli. Oznacza to, że metodyka 4TG powstała po to, aby użytkownicy mogli sprawniej i efektywniej wykorzystywać narzędzie: MS Excel. Można również powiedzieć, że metodyka 4TG wspomaga pracę MS Excel.

Metodyka 4TG przeznaczona jest dla potrzeb projektu, budowy i użytkowania modeli/aplikacji w arkuszu (MS Excel).

Metodyka 4TG budowy i użytkowania modeli w arkuszu (dla projektanta) są to takie sposoby, techniki i metody użytkowania arkusza, które umożliwią projektowanie i budowę modeli/aplikacji bezpiecznych, czytelnych i elastycznych (to znaczy takich, które można łatwo modyfikować). Jest to zarazem pewien sposób organizacji projektowania struktur danych i algorytmów w postaci wzorów oraz za pomocą Visual Basic for Excel, metod transmisji, narzędzi do kontroli wprowadzanych danych, ich przetwarzania i przechowywania oraz sposobów (zasad) tworzenia raportów i paneli użytkownika (modułów dialogowych). Metodyka to również standaryzacja, czyli używanie, w określonych przypadkach, ustalonych sposobów, metod i technik oraz standardowych rozwiązań. Jest to również umiejętność stosowania tych elementów arkusza, które nadają się do budowy modeli, a także niestosowanie tych, które się do tego, z różnych względów, nie nadają.

metodyka 4TG (dla użytkownika), to zbiór zasad postępowania z modelem, świadomość budowy (w tym przepływu informacji) i sposobu działania modeli zbudowanych według metodyki 4TG.

Szeroko rozumiane cechy: czytelność, bezpieczeństwo i elastyczność – to cechy zbieżne z tymi, które zostały zapisane w międzynarodowej normie ISO 9126 dotyczącej jakości oprogramowania.

* Model (aplikacja) – narzędzie w arkuszu (MS Excel), które automatycznie, na podstawie dostarczonych danych, generuje raporty periodyczne zgodne z potrzebami osób na poszczególnych szczeblach organizacji, w tym decydentów.

* Standardy rozwiązań (w tym rozwiązania standardowe) – rozwiązania, które stosuje się w budowie modeli/aplikacji. Do rozwiązania typowych problemów występujących przy budowie modelu są wykorzystywane zasady, metody i schematy postępowania czy rozwiązania standardowe. To sprawia, że znając takie sposoby można szybciej budować modele, a jednocześnie łatwiej zrozumieć budowę innych modeli, które zostały zrealizowane wg metodyki 4TG.

* Cechy jakościowe modeli w MS Excel budowanych według metodyki 4TG:
Elastyczność – możliwość łatwego wprowadzania modyfikacji w modelu/aplikacji.
Bezpieczeństwo – ograniczenie błędów do minimum przy działaniu i modyfikacji modelu.
Czytelność – łatwość interpretacji informacji dla potrzeb użytkowania oraz w celu analizy i zmian w modelu (dla projektanta).

* Projektant – osoba, która projektuje i buduje modele w arkuszu (MS Excel) według zadanej metodyki.

* Użytkownik – osoba, która użytkuje niezabezpieczone modele w arkuszu (MS Excel), dlatego oprócz świadomości możliwości arkusza musi rozumieć sposób działania modelu, czyli znać (na określonym poziomie) metodykę według której budowane są modele.

* Operator – osoba, która użytkuje zabezpieczone modele, to znaczy aplikacje w arkuszu (MS Excel). Idea organizacji pracy oparta o schemat: projektant – użytkownik – operator oznacza, że w firmach konieczne jest sformalizowanie zadań związanych z projektowaniem, budową oraz użytkowaniem modeli. Firma 4TG dostarcza know-how do takiej organizacji w postaci narzędzia: metodyki 4TG, która daje dużo korzyści w porównaniu z brakiem standardów i rozwiązań w arkuszu.

Dla kogo metodyka?

Dla wszystkich, którzy wykorzystują Excel w codziennej pracy i potrzebują różnych raportów periodycznych:
- dla projektantów (osób, które tworzą modele generujące raporty periodyczne),
- dla użytkowników, aby rozumieli model i umieli go właściwie wykorzystać,
- dla zarządzających, aby wiedzieli czego można wymagać od pracowników.

Co daje znajomość metodyki 4TG w firmie?

- łatwość analizy i wprowadzania zmian w modelu (w tym także nie tworzonym przez poprawiającego) – efekt standardów, - wzrost szybkości budowy modeli poprzez stosowanie standardów rozwiązań, - koszt otrzymania wielu ważnych informacji na potrzeby zarządzania jest o wiele niższy niż w przypadku stosowania innych aplikacji, - wzrost bezpieczeństwa wykorzystania arkusza, miedzy innymi bezpieczeństwa budowy modeli oraz ograniczenia przypadków, o których w książce Excel 2003 PL Programowanie w VBA Vademecum Profesjonalisty John Walkenbach pisze: „Aplikacją typu „spaghetti” nazywam arkusz kalkulacyjny bardzo często spotykanego typu. Termin wywodzi się stąd, że części aplikacji są trudne do ogarnięcia, podobnie jak talerz spaghetti. Na początku większość tego typu aplikacji jest rozsądnie ukierunkowanymi aplikacjami jednego użytkownika. Jednak z czasem są przekazywane innym osobom, które wprowadzają własne modyfikacje. Wraz ze zmianą wymagań i rotacją użytkowników dodawane są nowe części, natomiast inne są ignorowane. Bardzo szybko gubi się początkowy cel skoroszytu. W efekcie plik jest często stosowany, ale tak naprawdę nikt dokładnie nie wie, jakie są mechanizmy jego działania. Każdy, kto miał do czynienia z aplikacją typu „spaghetti”, wie, że powinna zostać całkowicie przebudowana. Jednak ze względu na to, że nikt naprawdę jej nie rozumie, z upływem czasu sytuacja zwykle się pogarsza … w większości przypadków najefektywniejszym rozwiązaniem jest ponowne określenie wymagań użytkowników i stworzenie aplikacji od podstaw.” Metodyka 4TG dostarcza zasad, rozwiązań, narzędzi, metod… pokazuje jak tworzyć rozwiązania bezpieczne, czytelne i elastyczne.

Metodyka 4TG oparta jest na doświadczeniach (pozytywnych i negatywnych) jej autora – Tomasza Głuszkowskiego, które zdobył je projektując, budując i wdrażając w ciągu ponad dwudziestu lat rożne modele w firmach i instytucjach. Idea metodyki 4TG polega na wykorzystaniu ograniczonej liczby elementów MS Excel. Większość narzędzi w MS Excel jest przeznaczona do pracy ad’hoc – do tworzenia raportów sporadycznych i narzędzia te nie nadają się (lub nadają w niewielkim stopniu) do wykorzystania w modelach. Dla potrzeb projektowania modeli wykorzystywany jest niecały 1% możliwości programu MS Excel (na przykład, aby zbudować 80% modeli aktualnie potrzebnych w firmach konieczna jest znajomość i umiejętność wykorzystania tylko około 20 funkcji).

Co wchodzi w skład Metodyki 4TG?

- wiedza i umiejętności w posługiwaniu się arkuszem (MS Excel) – technika i narzędzia MS Excel (około 50%),
- wiedza o organizacji (na przykład struktur danych) i zarządzaniu nimi, zasadach (na przykład postępowania w przypadku analizy i budowy trudniejszych wzorów), metodach (na przykład tworzenia relacji między strukturami danych), standardach rozwiązań (na przykład standardach raportów) i umiejętności ich wykorzystania (około 50%). Z doświadczeń autora wynika, że zaawansowani użytkownicy oraz projektanci, którzy deklarują dobrą lub bardzo dobrą znajomość MS Excel znają:
- około 50-80% technik oraz narzędzi excelowych do budowy modeli (ale używają również i narzędzia MS Excel, które do budowy modeli według metodyki 4TG w ogóle się nie nadają),
- około 20-30% organizacji pracy

Wynika to z:
- określonego wcześniejszego procesu dydaktycznego,
- nawyków,
- świadomości, że należy pracować w arkuszu (w odróżnieniu od przekonania, aby to arkusz pracował za użytkownika),
- doświadczeń w samodzielnej pracy z arkuszem.

Dlaczego warto poznać metodykę 4TG?

Excel to narzędzie dające możliwość zrobienia modeli w różny sposób, z doświadczeń autora wynika, że w firmach funkcjonuje wiele takich modeli. Jedne są lepsze (ze względu na cechy: bezpieczeństwo, czytelność, elastyczność i skuteczność) inne nie, modele poniżej określonego poziomu tych cech nie powinny być użytkowane. Metodyka 4TG wprowadza reguły postępowania tak, aby można było osiągnąć określony poziom cech jakościowych w modelu (czytelności, elastyczności i bezpieczeństwa). Osoby, które zbudowały kilka modeli często mają kłopoty z analizą modelu zbudowanego przez innych, a zdarza się, że mają kłopoty z analizą i modyfikacją swojego modelu. Dlatego metodyka wprowadza zasady: - używaj do realizacji rozwiązania (określonego typu problemów) zawsze jednakowych elementów MS Excel (metodyka 4TG definiuje typy problemów oraz narzędzi, jakie powinniśmy zastosować do ich rozwiązania), ponieważ…;
- nie stosuj tego elementu Excela, ponieważ… . Ograniczenie elementów w Excelu do około 1% możliwości oraz wprowadzenie standardów rozwiązań w pracy, powoduje, że metodyka 4TG stanowi swoisty „język” porozumiewania się w Excelu. Każdy, kto zna metodykę i umie ją wykorzystać powinien szybko zrozumieć każdy model stworzony według niej.

Dlaczego metodyka 4TG wykorzystuje tylko niecały 1% możliwości MS Excel?

Zdecydowana większość elementów MS Excel nie nadaje się do budowy modeli, i tak:
- jedna grupa elementów, których zastosowanie zmniejsza jakość modeli,
- druga grupa elementów MS Excel, co do których zastrzeżeń jakościowych nie ma, ale są inne elementy arkusza, które do realizacji zdefiniowanych typów funkcjonalności (w MS Excel) mają swoje lepsze alternatywy.

Wśród elementów MS Excel, które należy stosować, to:
- narzędzia do realizacji typowych funkcjonalności (rozwiązywania typowych problemów definiowanych z punktu widzenia zarządzania informacją),
- ostatnia grupa elementów arkusza, która nie realizuje typowych funkcjonalności i z tego powodów jest rzadko stosowana.
Nie stosując dużej liczby elementów MS Excel do budowy modeli odciążamy projektantów i użytkowników od konieczności pamiętania o działaniu wielu elementów arkusza. Modele budowane za pomocą zawsze takich samych elementów (czy standardowych rozwiązań) co powoduje, że są łatwiejsze w interpretacji i analizie oraz późniejszej modyfikacji.

Nasze doświadczenie pokazuje, że funkcjonujące w firmach modele w większości należy poprawić, dlatego robimy audyt działających modeli według cech jakościowych oprogramowania (międzynarodowej normy ISO 9126).